מאת מתן קאופמן

בזכות פרויקט המנטורינג של גבע תלם (מומלץ) ובמסגרת תהליך החיפוש שלי, נחשפתי לאחרונה למשימות בית של חברות שונות והאמת שהופתעתי. חלקן היו מאוד מקיפות ואפילו גדולות מדי - אז בתור פמ"מ שיצא לו לגייס, חשבתי על 5 נקודות למחשבה בכל מה שקשור למשימת בית לפמ"מ.

הידד! החלטתן לגייס פמ"מ לצוות, החלטה מצוינת.

חקרתן תיאורי משרה של חברות אחרות, בניתן מה בדיוק תחומי האחריות העתידיים ודייקתן את תיאור המשרה ודרישות התפקיד. רגע לפני שה-pipeline של מועמדות (וגם מועמדים, יחי הכתיבה המגדרית) מתחיל להתמלא, בואו נדבר על משימת בית.

לפני הכל והכי חשוב - משימת בית דורשת המון השקעה מכל המעורבות בתהליך. שווה להיות בטוחות שנעשו הסינונים הנכונים עד כה, לדוגמא אנגלית ברמה גבוהה.

1. גבשו משימה מראש לפני הראיונות

משימה שמוכנה מראש היא כמו חטיף אנרגיה במסלול הליכה ארוך - כשצריך אותו, את רוצה שהוא יהיה שם ולא להתחיל להתמהמה ולבזבז זמן כשיש כבר מועמדת מוכשרת שראיינת ואת רוצה להתקדם איתה.

אופי ואורך המשימה צריכים להלום את מה שאנחנו רוצות לבדוק תחת מסגרת זמן ריאלית וסבירה. אמנם להגדרת התפקיד שפרסמנו יש כמה סעיפים, אך משימה ארוכה ומורכבת מדי יכולה להרתיע מועמדות מצוינות וגם תקשה עלינו למקד את בדיקת היכולות של המועמדת במה שבאמת חשוב לנו.

יש מצב שהמשימה תשתנה תוך כדי התהליך גיוס אחרי שתראייני מועמדות ראשונות, ותגלי ניואנסים חשובים יותר או פחות. בכללי - כשפוגשים מועמדות זה כבר מרגיש יותר אמיתי, פתאום נבין דברים חדשים ושונים שלא חשבנו עליהם כאשר ניסחנו בהתחלה את תיאור המשרה. זה טבעי וחלק מהתהליך של למצוא את מה שאתן צריכות.

2. נמקד את המשימה שתבחן יכולת ליבה אחת בודדת שכמנהלת-מגייסת את רוצה שיהיו ליבת התפקיד.

פמ''מיות הן מולטי-דיסציפלינריות, איך נבחן שהן טובות במספר דברים מבלי לבנות משימת בית גדולה מדי שתיקח מספר ימי עבודה?

המטרה של המשימה היא להציג את כיווני המחשבה של המועמדת, דרכי הגישה להתמודדות עם אתגרים ולא בהכרח תוצאה סופית.

תכלס זאת אומרת שנרצה משימה שתבדוק את השורה הראשונה בתיאור משרה (ואם היא לא, תשאלי את עצמך למה). לדוגמה - מחקר מתחרים, הצעה לתוכנית GTM או שיפור funnel קיים.

לבחור רק יכולת ליבה אחת ועדיף שתהלום את הבעיה והאתגר שהפמ"מית תיכנס לפתור בחצי שנה הראשונה שלה בצוות.

3. אל תפלו במלכודת ה-bias

זה מאוד מפתה לתת משימה שהיא בליבת העשייה של הצוות - או אפילו משימה פתוחה.

אבל תבחרו נושא משימה משיק ולא זהה. ככה תשמרו על עצמכן מפני bias טבעי בבדיקה שקשור בהבנה העמוקה שלכן את עולם התוכן של המוצר ויגביל את בדיקת המשימה כאילו הוגשה ע"י חברת צוות קיימת.

המועמדת עדיין לא חלק מהצוות ואין לה את הבקיאות הנדרשת על המוצר או התעשייה שהחברה מתחרה בה, ועדיף שבשלב זה תפגין כישורים ולא תשקיע זמן רב בצלילה לניואנסים של המוצר או התעשייה (את זה היא תעשה כבר בתפקיד).

וגם בואו נודה על האמת, מועמדת לא צריכה להרגיש שהיא עושה עבודה בחינם.

הנ"ל נכון גם לניתוח מתחרים - גם בניתוח מתחרים המטרה היא לראות דרכי חשיבה, אופן איסוף מידע והסקת המסקנות.

4. תאמו ציפיות הוגנות

תמליצו מראש זמן מוגדר לביצוע המשימה (עדיף 2-4 שעות), כדי לייצר תיאום ציפיות ולתת למועמדת הזדמנות להבין אם יש לה את סט היכולות לעמוד בהיקף העבודה הנדרש בזמן מוגדר. כמו שתעשו לה בתפקיד. לא הוגן שמועמדת תיקח מספר ימי חופש כדי לעשות משימת בית - וזה גם לא בהכרח יבדוק את מה שאנחנו רוצות.

תעודדו שאילת שאלות טרם תחילת העבודה על המשימה - זאת אחלה דרך לבחון אם המועמדת engaged בתהליך ורמז לאופן שבו תיגש למשימות שתקבל בעתיד (אנחנו לא מחפשים אנשים שיעבדו על אוטומט).

5. קבעו ראיון המשך לכל משימת בית. חובה.

רבע שעה לפחות של פרזנטציה או שיחה ומעבר על המשימה.

1) חשוב לכבד את הזמן שהושקע במשימה,

2) חשוב לתת פידבק (גם אם הוא שלילי - אבל קונסטרוקטיבי ולא עמום),

3) חשוב לשמוע פידבק (תתפלאו כמה משימת בית יכולה להיות לא ברורה לצד השני).

בראיון המשך תציפו שאלות שילמדו אתכם על דרך המחשבה של המועמדת - איך בחרה לגשת למשימה, מה הכלים שאיתם עבדה/חקרה, מה פסלה בדרך, מה הייתה הגישה להתמודדות עם אתגרים ומי ה stakeholders שאותם היא תרתום בתהליכי עבודה - ולא תוצאה סופית. התוצאה הסופית לא משנה ולא אמורה לקבל משקל רב.

פרזנטציה היא הזדמנות מעולה לבדוק soft skills, בדגש על יכולת עמידה מול קהל, בניית סיפור והעברת מסרים לקולגות או בכירים בחברה. הפמ''מית בתפקידה בצוות אמורה להציג תוכניות או פרויקטים בתוך הארגון או בכנסים ולדעת לספר סיפור מדויק, רלוונטי ומעניין מול אלו שהיא מעוניינת לרתום, תוך התמודדות עם שאלות ביקורתיות וזאת הזמצדנות לבחון אותה בסיטואציה דומה.

2 הצעות לדרכים שאני אוהב להעמיק ראיון המשך על משימת בית:

1) תשלבו שאלות שבודקות איך המועמדת הייתה ניגשת להיבטים נוספים בתפקיד (שמצוינים תיאור המשרה) על בסיס המשימה. זה לגמרי אמור לתת תשובות שמבוססות על האינטואיציה של המועמדת ולבחון את ההיגיון הבריא והמחשבה הלוגית - לא תשובות נכונות ומדויקות. למשל אם ביקשתי ניתוח funnel והצעות לשיפורו אפשר לשאול איך היא הייתה ניגשת לזה ברמת תכנון תוכנית להוצאה לפועל - עם מי המועמדת הייתה מדברת, מגייסת, רותמת כדי להגיע ליעדים.

2) תאתגרו את המועמדת עד כמה היא פתוחה לביקורת על העבודה שלה. "מה היית עושה אחרת אם היה עוד שבוע עבודה על המשימה?". מועמדת שתגיד שלא הייתה משנה כלום, כנראה שמאוהבת בתוצאה של העבודה שלה ותתקשה לקבל ביקורת בעתיד.

-

משימת בית היא החלק שאנחנו סופסוף נחשפים לצד המקצועי בפועל של מועמדת, מעבר לשיחות הראשונות והררי המילים. תבואו ממוקדות וברורות כלפי עצמכן וכלפי המועמדות (והמועמדים) של מה ההישג הנדרש במשימת בית, אל תחששו לדייק את המשימה בתוך התהליך ובעיקר - תכבדו את מי שנמצא בצד השני של התהליך. כולנו היינו שם, ויש לנו הזדמנות להיות ולהתנהג באופן שתמיד רצינו שיהיו כלפינו כשחיפשנו עבודה.

שתפו בטיפים, תובנות ופידבק שלכם בנושא.

תודה לגבע תלם, ארז זונדלביץ, שלי אייזן ליבנה ורוני וקסלמן שתרמו תובנות בכתיבה של הנקודות למעלה.